Datenschutz-Ordnung

Präambel 

Der Lausitzer Handball Verein Hoyerswerda e.V. verarbeitet automatisierte und nicht automatisierte Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Planung und Durchführung des Sportbetriebes, der Gestaltung und Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit). Die Datenschutzordnung im Verein ist zwingend um die Vorgaben der EU-Datenschutz Grundverordnung vom 24.05.2016 und des Gesetzes zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung vom 27.1.1977, letzte Neufassung vom 30.06.2017, Inkraftgetreten am 25.05.2018 (Bundesdatenschutzgesetzt) umzusetzen, mit dem Ziel, Datenschutzverstöße jeglicher Art zu vermeiden und die personenbezogenen Daten im Verein einheitlich zu gestalten.

§1 Allgemeines

Der Verein  erhebt und verarbeitet personengebundene Daten von seinen Mitgliedern und bei der Organisation und Durchführung von Sportveranstaltungen oder sonstigen Veranstaltungen, soweit die Satzung des Vereins in seiner jeweils gültigen Fassung dies zulässt. Eingeschlossen darin sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit hauptamtlichen Tätigkeit sowie bei der Ausübung des Ehrenamtes im Verein. Dies kann in automatisierten EDV-Anlagen oder in nicht automatisierte Datensysteme (z.B. in Form von ausgedruckten Listen) vorgenommen werden. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten an Dritte im Internet veröffentlicht bzw. an Dritte (z.B. LSB Sachsen, Landesfachverbände, Behörden und Institutionen) herausgegeben.

In all diesen Fällen, ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutzordnung des Vereins durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, einzuhalten.

§2 Datenverarbeitung und -speicherung

1. Der gemeinnützige Verein verarbeitet Daten von Personen mit unterschiedlichen Inhalten. Um eine einheitliche Wirkungsweise zu sicher, ist ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit anzulegen und bei Bedarf fortzuschreiben. Durch den Vorstand nach § 26 BGB ist dies sicherzustellen.

2. Im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft werden in einem Vereinsprogramm folgende Daten gespeichert:

• Datum des Vereinseintrittes bzw. –austrittes
• Mandaten-ID
• Name und Vorname
• Geburtsdatum
• Wohnanschrift
• telefonische Erreichbarkeit
• E-Mail-Adresse
• Mitgliederstatus
• Höhe des Mitgliedsbeitrages
• Bankverbindung, ggf. Name und Kontaktdaten des gesetzlichen Vertreters
• Ehrungen
• Funktionen im Verein.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesfachverbänden, dem Kreissportbund Bautzen e.V. und dem Sportbund Lausitzer Seenland Hoyerswerda e.V., deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet. So u.a. für:

• Berechnung des Mitgliedsbeitrages
• Erstellung von Spielerpässen und Lizenzen
• aufgabenbezogene Verantwortlichkeiten für die Vorstandsmitglieder
• Trainer und Übungsleiter
• Vereinsmitgliedern, die im Schiedsrichterbereich und in den Kampfgerichten tätig sind
• Fortbildungsmaßnahmen.

Im Rahmen der Durchführung von Liga-Spielen, Turnieren und Wettkämpfen oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein die erreichten Ergebnisse oder besondere Ereignisse an die Verbände, deren Sportart im Verein betrieben wird.

4. Der Verein ist als Mitglied des Landessportbunden Sachsen e.V. verpflichtet, seine ehrenamtlich tätigen Mitglieder an den Landessportbund Sachsen e.V. zu melden. Dazu gehören:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• ausgeübte Sportart.

Mitglieder mit besonderen Aufgaben im Verein werden zusätzlich gemeldet:

• Anschrift
• telefonische Erreichbarkeit
• E-Mail-Adresse
• Aufnahme und Beendigung der Funktion
• Bezeichnung der Funktion

5. Um eine reibungslose  Organisation und Durchführung von Sportveranstaltungen zu gewährleisten, kann der Verein von Teilnehmern folgende persönliche Daten erheben:

• Vor-und Nachname
• Geburtsjahr oder Alter
• Geschlecht
• Anschrift
• Nation
• Vereinszugehörigkeit
• ggf. Bildungsträger
• ggf. Klassenstufe
• ggf. Kindertagesstätte
• ggf. Größe der Sportbekleidung.

§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Aktivitäten und Maßnahmen im Verein werden personenbezogene Daten eingesetzt, z.B. in Aushängen, Programmheften, Plakaten, Broschüren, die auch bei Erfordernis an die Medien weitergegeben werden.

Unmittelbar dazu zählen:

• Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen
• Mannschaftsaufstellungen
• Torschützen
• Alter oder Geburtsjahrgang.

2. Darüber hinaus können auf der Vereinshomepage veröffentlicht werden:

• Mitglieder des Vorstandes des Vereins mit der Aufgabenstruktur und ihre Erreichbarkeit (Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
• die hauptamtlich Beschäftigten
• Trainer/Übungsleiter des Vereins.

3. Im Zusammenhang mit der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins gefertigte Fotos, Videos und Interviews werden in Rundfunk, Fernsehen, Printmedien, Büchern  sowie jeglichen fotographischen Vervielfältigungen ohne Anspruch auf Vergütung verbreitet und veröffentlicht.
4. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb  öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt auf der Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen in der Eintrittserklärung des Vereins.
5. Veröffentlichungen im Internet oder in sozialen Netzwerken können weltweit abgerufen werden.

Eine Weiterverwendung oder Weiterverbreiterung durch Dritte kann nicht ausgeschlossen werden.

Die Einwilligung in der Eintrittserklärung des Vereins gilt zeitlich uneingeschränkt, sofern sie nicht schriftlich (Brief oder E-Mail) widerrufen wird.

Die Einwilligung kann nur mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Eine Löschung der Fotos oder Videoaufzeichnungen im Internet kann durch den Verein nicht sichergestellt werden.

§4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach §26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Datenschutzbeauftragten zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Datenschutzordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

§5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen

1. Listen von Mitgliedern und Teilnehmern werden den haupt- und ehrenamtlichen Beschäftigten im  Verein  zur Vergütung gestellt, wenn es die Voraussetzung zur Erledigung der jeweiligen Aufgabenstellung bedarf. Das Gebot der Datensparsamkeit ist zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person schriftlich vorliegt. Die Nutzung von Teil-nehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Mitgliederversammlungen, anderen Veranstaltungen und im Sportbetriebe zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine  Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied gegenüber den Vorstandsmitgliedern nach § 26 BGB glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Rechte benötigt, wird eine Kopie der Mitglieder-liste mit Vornamen, Nachnamen und Abschrift als Ausdruck oder Datei zur Verfügung gestellt, wenn die Zustimmung des Präsidenten vorliegt. Das Mitglied hat vorher eine schriftliche Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen satzungsmäßigen Zweck verwendet und nach der Verwendung an die Geschäftsstelle des Vereins zur Vernichtung übergeben werden. Die Erstellung einer Kopie durch das Mitglied ist untersagt. Bei Verstößen dagegen haftet allein das Mitglied.

§6 Kommunikation per  E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen , die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle haupt- und ehrenamtlichen Mitglieder (Vorstandsmitglieder, Trainer/Übungsleiter, Mitarbeiter-innen und Mitarbeiter der Geschäftsstelle)  im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§8 Datenschutzbeauftragter

Sind im Verein mehr als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung  personen-bezogener Daten beschäftigt, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt bzw. sie erwerben kann. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen des Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen  Datenschutz-beauftragten zu beauftragen.

§9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) obliegt dem Präsidenten bzw. von ihm beauftragte Personen, die Mitglied im Verein sein müssen. Die Mitarbeiter der Geschäftsstelle, in deren Aufgabengebiet dies liegt, können Änderungen mit Zustimmung des Präsidenten vornehmen.

2. Der Präsident ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich und gegenüber dem Datenschutzbeauftragten bei wesentlichen Änderungen oder Neuerungen  informationspflichtig.
3. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen und Missachtung von Weisungen des Präsidenten an beauftragte Personen, kann der Präsident in Abstimmung mit den weiteren Vorstandsmitgliedern gemäß § 26 BGB , die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftrittes widerrufen.

§10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Datenschutzerklärung

1. Die Mitarbeiterinnen der Geschäftsstelle sowie der Gesamtvorstand und die Trainer/Übungsleiter des Vereins dürfen im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten.  Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe  ist untersagt.
2. Verstöße gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der jeweils gültigen Satzung vorgesehen sind, geahndet werden. Die Entscheidung des Vorstandes nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§11 In-Kraft-Treten 

Diese Datenschutzregelung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 24.04.2019 beraten und durch die Mitgliederversammlung am 22.05.20199 beschlossen. Sie tritt am Tag der Beschlussfassung in Kraft.

Schröter (Präsident), Zaunick (Schatzmeisterin)