Präambel
Diese Geschäftsordnung gilt nur für den Vorstand und regelt dessen interne Arbeitsweise.
§1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung
- Der Vorstand ist berechtigt, diese Geschäftsordnung jederzeit zu ändern oder aufzuheben. Eine Beteiligung der Mitgliederversammlung ist nicht vorgesehen.
- Für die Beschlussfassung ist die einfache Mehrheit aller zur Vorstandssitzung anwesenden Vorstandsmitglieder erforderlich. Zu ihrer Wirksamkeit muss die Geschäftsordnung allen Vorstandsmitgliedern schriftlich bekannt gegeben werden.
§2 Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
- Der Präsident ist zuständig für:
- Ausübung der Richtlinienkompetenz für den Verein, Alleinvertretung des Vereins gemäß Satzung nach innen und außen; der strategischen Entwicklung des Vereins im Zusammenwirken mit dem sportlichen Leiter
- Repräsentationsaufgaben, wenn diese nicht an Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstandes durch den Präsidenten übertragen wurden
- Umsetzung der von der Mitgliederversammlung oder dem Vorstand beschlossenen Maßnahmen in sportlicher und finanzieller Hinsicht, sofern keine rechtlichen Bestimmungen dem gegenüberstehen oder dem Verein Schaden zufügen könnten (Widerspruchsrecht des Präsidenten)
- Einberufung und Leitung der Mitgliederversammlung, sofern keine abweichenden Entscheidungen durch den Präsidenten getroffen wurden sowie die Sitzungen des Gesamtvorstandes
- Abschluss von Verträgen mit Spielern und Trainern und medizinischem Personal unter Hinzuziehung des Vizepräsidenten und der Schatzmeisterin sowie der Elternschaft bei minderjährigen Spieler
- Abschluss der Arbeitsverträge für die Beschäftigten der Geschäftsstelle oder sonstigen hauptamtlichen Beschäftigten im Verein
- Abschluss von Sponsorenverträgen unter Mitwirkung der Schatzmeisterin
- Erarbeitung von Unterlagen für das zuständige Amtsgericht bei Veränderungen der Satzung des Vereins und Zusammensetzung des vertretungsberechtigten Vorstandes
- Ansprechpartner des Finanzamtes im Zusammenwirken mit der Schatzmeisterin
- Pflege der Kontakte zu den bestehenden Sportpartnerschaften und auf Kommunal-ebenen im In- und Ausland
- Zusammenarbeit mit den pädagogischen Einrichtungen in der Großen Kreisstadt Hoyerswerda zur Mitwirkung an den bestehenden Schulpartnerschaften im Ausland
- Bestätigung von Trainingslagern, wenn diese außerhalb des Landkreises Bautzen durchgeführt werden sollen
- Durchführung von Beratungen mit den Grundschulen der Stadt Hoyerswerda in Umsetzung der VBH-Grundschul-Liga unter Mitwirkung des Jugendkoordinators
- Auszeichnungsvorschläge von Mitgliedern gegenüber Dritten
- Umsetzung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGV) vom 25.05.2018 in Zusammenarbeit mit den vertretungsberechtigten Mitgliedern des Vorstandes gemäß § 26 BGB und dem Datenschutzbeauftragten (falls gesetzlich erforderlich) im Verein
- Der Vizepräsident ist zuständig für Maßnahmen, deren Mitwirkung im §2 festgelegt sind sowie:
- Vertretung des Präsidenten, insbesondere bei längerer Krankheit, Kur und Urlaub gemäß §2
- Gewinnung von Sponsoren und Förderer des LHV
- Unterstützung des Präsidenten bei der Durchführung von Mitgliederversammlungen
- Verwaltung der Eintrittskarten und Übergabe an die Kassierer
- Die Schatzmeisterin ist zuständig für:
- Einbringung des Jahresbudgets in den Vorstand
- Einbringung der mittelfristigen Finanzplanung in den Gesamtvorstand
- Abrechnung des Jahresabschlusses vor dem Gesamtvorstand und der Mitgliederversammlung
- Zusammenarbeit mit den Kassenprüfern und dem Steuerbüro
- Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und den Krankenkassen zur Abführung der Beiträge für die hauptamtlichen Beschäftigten im Verein
- Abrechnung der Eintrittsgelder und der Versorgungseinnahmen
- Abrechnung von Veranstaltungen gegenüber der GEMA
- Mitwirkung beim Abschluss von Verträgen mit Spielern, Trainern, medizinischem Personal und den Beschäftigten der Geschäftsstelle sowie der Elternschaft bei minderjährigen Vereinsmitgliedern
- Mitwirkung bei den Vertragsverhandlungen mit Sponsoren , Werbepartnern und Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen
- Mitwirkung beim Abschluss von Verträgen jeglicher Art mit finanziellen Auswirkungen für den Verein gemäß Finanzordnung
- Zusammenarbeit mit der kontoführenden Bank des Vereins
- Abrechnung von geförderten Projekten gegenüber den Fördermittelgebern
- Der Vorstand Sportlicher Leiter ist zuständig für:
- verantwortlich für die sportliche Förderung, Entwicklung und den sportlichen Erfolg aller Mannschaften im Verein und Bindeglied zwischen den Mannschaften
- Erarbeitung der Zielsetzungen mit den Trainern vor jeder Saison und Kontrolle der Umsetzung
- Durchführung von Trainerberatungen (mindestens 2 x pro Saison
- Spielerbeobachtungen aus anderen Mannschaften in der Sachsenliga und Ostsachenliga mit dem Ziel der Gewinnung von Spielern für den LHV Hoyerswerda
- Teilnahme an den Spielergesprächen in Vorbereitung der Saison für die 1. Männermannschaft
- Zusammenarbeit mit dem Jugendkoordinator des Vereins
- Vorschlagsrecht bei der Verpflichtung von hauptamtlichen Trainern
- Der Vorstand für den Bereich Kinder- und Jugendsport (Jugendwart) ist zuständig für:
- die Zusammenarbeit mit dem Jugendkoordinator bei der Umsetzung der strategischen Konzepte im Jugendbereich
- die Entwicklung von Vorschlägen zur Förderung der Sportbegeisterung bei Kindern im Kindergartenbereich
- Zusammenarbeit mit den Eltern für eine zielgerichtete sportliche Entwicklung der Kinder und Jugendlichen
- Unterstützung der Trainer und des Jugendkoordinators bei der Organisation von Trainingslagern
- Entwicklung von Ideen zur Würdigung der Kinder und Jugendlichen für die Erreichung eines sportlichen Entwicklungsstandes
- Erarbeitung von Vorschlägen für gemeinsame Aktivitäten an den Vorstand (z.B. Sportleraustausch, Freundschaftsspiel)
- Führung von Gesprächen zur weiteren Gewinnung von Trainern/Übungsleitern zur Absicherung des Trainingsbetriebes der im Verein vorhandenen Mannschaften
- Zusammenarbeit mit dem Jugendkoordinator bei der Organisation und Umsetzung der VBH-Grundschul-Liga
- Der Vorstand für den Bereich Kampf- und Schiedsrichter ist zuständig für:
- Mitwirkung bei der Aus-und Weiterbildung der Kampf-und Schiedsrichter des Vereins
- Werbung von Sportfreunden für die Tätigkeit als Kampf-und Schiedsrichter
- Planung des Einsatzes der Schiedsrichter, soweit der Verein dafür zuständig ist, und des Kampfgerichtes zu den Heimspielen der Mannschaften
- Ansprechpartner für die Schiedsrichteransetzer in der jeweiligen Spielklasse
- Organisation der Ordner bei den Heimspielen der 1. bzw. 2. Männermannschaft
- Der Vorstand für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing ist zuständig für:
- Mitwirkung bei der Anmeldung von Veranstaltungen gegenüber der GEMA im Zusammenwirken mit der Geschäftsstelle und der Schatzmeisterin
- Mitwirkung bei der Erarbeitung und Veröffentlichung von Presseerzeugnissen gegenüber den Medien sowie den Sponsoren und Förderern des LHV im Zusammenwirken mit den Beschäftigten in der Geschäftsstelle
- Gewährleistung der ständigen Aktualisierung der Homepage des Vereins
- Sammlung von Presseveröffentlichungen für die spätere Nutzung im Rahmen einer Vereinschronik
- Der Vorstand für den Bereich Versorgung Besucher und VIP-Gäste ist zuständig für:
- Organisation der Versorgung bei Heimspielen, vorrangig der 1. Männermannschaft, einschließlich Auf- und Abbau der Versorgungsbereiche
- Abrechnung der Einnahmen aus der Versorgung und Eintritt gegenüber der Schatzmeisterin oder in deren Abwesenheit an den Präsidenten
- Organisation der Kassierung der Eintrittsgelder zu Veranstaltungen des Vereins im BSZ „Konrad Zuse“
- Organisation des Einsatzes des Helferteams
- Abstimmung mit der Schatzmeisterin zur finanziellen Sicherstellung vor Auslösung der Bestellung von Getränkeliegerungen und dem weiteren Einkauf der benötigten Waren und Versorgungsgegenstände
- Der Vorstand für den Bereich Sondermaßnahmen und Veranstaltungswesen ist zuständig für:
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Vorstand sowie dem Vorstand Öffentlichkeitsarbeit und Marketing
§3 Vertretung der Vorstandsmitglieder im Verhinderungsfall
- Unabhängig von §26 BGB kann es vorkommen, dass ein Vorstandsmitglied die internen Aufgaben zu seinen Zuständigkeitsbereich aufgrund von Abwesenheit, Krankheit etc. nicht wahrnehmen kann.
- Für den unter Punkt 1 genannten Fall gilt folgende Vertretungsregelung:
- der Präsident wird vertreten durch den Vizepräsidenten
- der Vizepräsident wird vertreten durch die Schatzmeisterin
- die Schatzmeisterin wird vertreten durch den Präsidenten
- der Vorstand Sportlicher Leiter wird vertreten durch den Vorstand Kinder- und Jugendsport und umgekehrt
- der Vorstand für den Bereich der Kampf- und Schiedsrichter durch den Vizepräsidenten
- der Vorstand Kinder- und Jugendsport (Jugendwart) durch den Vorstand Sportlicher Leiter und umgekehrt
- der Vorstand für den Bereich Versorgung Besucher und VIP-Gäste wird vertreten durch den Vorstand für den Bereich Kampf- und Schiedsrichter oder im Ausnahmefall durch die Festlegung eines vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedes nach § 26 BGB
- der Vorstand Öffentlichkeitsarbeit und Marketing wird vertreten durch den Präsidenten
- der Vorstand für Veranstaltungswesen und Sonderaufgabe wird vertreten durch die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder nach § 26 BGB
§4 Vorstandssitzungen
- Ordentliche Vorstandssitzungen finden gemäß Satzung mindestens im Abstand von 6 Wochen statt.
- Die Vorstandssitzungen werden durch den Präsidenten einberufen. Ist dieser verhindert, geht diese Aufgabe an den Vizepräsidenten über.
- Eine Vorstandssitzung muss stattfinden, wenn es für den Verein dringend erforderlich ist oder der Vizepräsident und die Schatzmeisterin dies gemeinsam gegenüber dem Präsidenten verlangen.
- Um nach Möglichkeit jedem Vorstandsmitglied die Teilnahme zu ermöglichen wird ein jährlicher Terminplan aufgestellt, welcher aus aktuellen Anlässen erweitert oder verändert werden kann.
§5 Ablauf der Sitzungen
Die Sitzungen werden vom Präsidenten geleitet. In Abwesenheit des Präsidenten gelten die im § 3 genannten Vertretungsregelungen.
§6 Öffentlichkeit/Vertraulichkeit
- Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich.
- Bei Bedarf können weitere Personen durch den Sitzungsleiter hinzugezogen werden.
- Die Sitzungen, deren Verlauf, die Ergebnisse der Diskussion und die gefassten Beschlüsse sind vertraulich zu behandeln und dürfen von den Vorständen ohne Zustimmung des Präsidenten gegenüber Dritten nicht verbreitet werden.
§7 Beschlussfähigkeit
- Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend sind.
- Die Beschlussfähigkeit ist zu Beginn der Sitzung durch den Sitzungsleiter festzustellen.
§8 Abstimmungen
- Zur Abstimmung sind nur die in der Vorstandssitzung anwesenden Mitglieder des Vorstandes berechtigt. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.
- Abstimmungen erfolgen in der durch den Sitzungsleiter bestimmten Form (Handzeichen, Zuruf, schriftliche Abstimmung).
- Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so gilt die Stimme des Sitzungsleiters doppelt.
§9 Befangenheit
- An Tagesordnungspunkten und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, von denen ein Vorstand oder ein Angehöriger direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Die Betroffenen haben dies dem Sitzungsleiter unaufgefordert vor Beginn der Sitzung mitzuteilen und müssen den Tagungsraum verlassen.
- Im Zweifel entscheidet der Sitzungsleiter der Vorstandssitzung endgültig.
§10 Niederschrift
- Für jede Sitzung des Vorstandes ist eine Niederschrift anzufertigen, die vom Sitzungsleiter der Vorstandssitzung und dem Protokollführer zu unterschreiben ist.
- Die Niederschrift ist im Regelfall innerhalb von 5 Werktagen nach der Sitzung des Vorstandes an alle Vorstandsmitglieder, auch wenn sie nicht an der Sitzung des Vorstandes teilgenommen haben, zu versenden.
- Gegen den Inhalt der Niederschrift kann jedes Vorstandsmitglied, welches an der Sitzung des Vorstandes teilgenommen hat, innerhalb von 5 Werktagen nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über die Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollte bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, so gilt die Niederschrift als genehmigt.
Inkrafttreten
Diese Geschäftsordnung für den Gesamtvorstand wurde in der Sitzung des Gesamt-Vorstandes am 24.10.2018 beschlossen und tritt am Tag der Beschlussfassung in Kraft.
Schröter (Präsident), Fleck (Vizepräsident), Zaunick (Schatzmeisterin)